Archivierung

Das Archiv ohne Papier

Um die gescannten Bilder bzw. Dokumente in digitaler Form d.h. als Datei wieder auffindbar zu archivieren, werden sie üblicherweise in eine digitale Ordnerstruktur gebracht. Das kann ein einfaches Verzeichnis auf dem Desktop sein oder auch eine sehr ausgefeilte Archivablage mit einem DMS System („Dokumenten-Management-System“). In jedem Fall hilft eine durchgängig angelegte, wohl durchdachte Benennung der Einzeldateien in der Ordnerstruktur beim schnellen Wiederfinden. Die Bearbeitung aller Scandateien mit OCR Software hat sich speziell bei Dokumenten-Großarchiven bewährt, weil es die Suchfunktionen unterstützt und zeitlich beschleunigt.

Je nach Typus des DMS müssen die Scandateien bestimmten Anforderungen genügen, was gleich zu Beginn des Projekts zu klären ist. Evtl. steht für den Datenimport in das DMS-System sogar eine Programmierung an.

Um das Archivsystem über lange Zeit erfolgreich nutzen zu können, sollten Sie zwei Punkten besondere Beachtung schenken:

-Back-up der Daten: Stellen Sie sicher, dass die Archivdaten doppelt vorhanden sind .. auf unterschiedlichen bzw. autarken Speichersystemen

-Bedenken Sie, dass bei jahrzehntelanger Nutzung die Daten oft in neue Systeme migriert d.h. überführt werden müssen. Die Wahrscheinlichkeit  einer komplikationsarmen Übernahme über einen längeren Zeitraum steigt mit dem Einsatz von gängigen Systemen.

Der Datentransfer

Nach dem Scannen und einer evtl. Nachbereitung der Daten übergeben wir Ihnen die Archivdateien in physischer Form (CD, DVD, Memory Stick, externe Festplatte,…) oder wir laden die Daten auf einen Server hoch. Das kann ein FTP-Server von uns sein, auf den die authorisierten Kunden gesichert zugreifen können oder es ist ein Kundenserver, auf den wir die Daten hochladen.

Was tun mit den alten Archivunterlagen?

Den Luxus eines Schattenarchivs mit Papierunterlagen und zusätzlich digitaler Speicherung kann man sich nur selten leisten. Klären Sie, inwieweit steuerlich relevante Unterlagen revisionssicher archiviert werden müssen und ob die Papierunterlagen entsorgt werden können. Es ist möglich, dass wir die Original-Dokumente bis zur Freigabe durch Sie zwischenlagern und anschließend – auch zertifiziert und/oder direkt vor Ort – entsorgen lassen.