Scan Vorbereitung

Zuerst die passenden Scan Einstellungen finden

Die Höhe der Auflösung richtet sich nach dem späteren Einsatzzweck des Scans, so z.B.:

-Lesbarkeit am Bildschirm: 72 dpi
-Erneute Druckbarkeit von Planzeichnungen: 200 dpi
-Spätere Bearbeitung mit OCR Software: 300dpi
-Hochwertige Druckvorlage: > 600 dpi

Je höher die Auflösung, desto mehr Datenvolumen fällt an, was für die Speicherung oder die Ladezeiten (up/download) bedeutsam ist. Die Datenmenge der Scans hängt auch entscheidend davon ab, ob s/w bitonal, s/w mit Graustufen oder farbig gescannt werden soll.
Beim automatischen Verarbeiten von größeren Archiven wird zu Beginn auch festgelegt, ob mitgescannte Leerseiten auch automatisch eliminiert werden sollen.
Selbstverständlich ist die Frage, in welchem Dateiformat die Scans abgespeichert werden sollen, ebenfalls rechtzeitig vor der Verarbeitung zu klären (PDF, JPEG, TIFF,..). Werden die Scandaten später in eine Archivsoftware übergeben? Die Berücksichtigung der dafür erforderlichen Anforderungen kann erheblich Zeit & Geld sparen.

Die Dokumente, Unterlagen und Pläne für den Scanprozess vorbereiten

Belegzettel, Briefbögen oder Pläne werden auf unterschiedlichen Scannern verarbeitet und müssen deshalb verschiedene Kriterien erfüllen, um gut verarbeitbar zu sein. In jedem Fall sind die Vorlagen zu entklammern und für den Gerätedurchlauf zu glätten bzw. aufzufalten. Haftnotizzettel werden entweder vollständig festgeklebt oder entfernt. An- oder eingerissene, sensible Vorlagen werden vor der Verarbeitung geklebt oder ggf. in eine Klarsichthülle gesteckt, damit keine weiteren Schäden beim Scanprozess auftreten können.

Clearing – was soll in welcher Reihenfolge gescannt werden

Oft beinhalten größere Archive im Laufe der Zeit viel unwichtiges und/oder erschweren eine schnelle Suche durch eine gewachsene Unordnung.
In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, vor dem Scanprozess nicht weiter benötigte Seiten/Dokumente zu separieren und zusätzlich die zu scannenden Dokumente in eine sinnvolle, fest definierte Reihenfolge zu bringen. Diese Aufgabe kann vom Kunden erledigt werden oder Sie übertragen uns diese Aufgabe – nach entsprechender Instruktion.

Den Aufwand reduzieren durch integrierte Steuerungselemente

Moderne Scanner können Barcodes auslesen und als Vorgabe für den Scanprozess umsetzen, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Dazu werden auf bestimmte Dokumente Steuerungscodes aufgeklebt oder mit Codes versehene sog. Batchblätter eingefügt.